Gå rett til stabsfunksjoner: HR-avdelingen, administrasjonsavdelingen, økonomiavdelingen, kommunikasjonsrådgiver.
Gå rett til notis/glimt fra arbeidet: Kirken i pressen / Påskebilder / Yogagudstjenester / Byomfattende omsorgsarbeid for ungdom / Vigsling av kantor / Vigsling av kateket
HR-avdelingen
HR-avdelingen består av HR-rådgiver og HR-sjef, og skal være en ressurs for menighetene og administrasjonen i forhold som omhandler arbeidsgiverpolitikk, personalforvaltning, helse- miljø og sikkerhet og ledelse. 2022 ble året for å prøve å ta igjen aktiviteter som har blitt utsatt de siste årene grunnet pandemi og hjemmekontor. Samtidig har vi forsøkt å peke ut noen områder der vi kan forbedre tjenestene våre og arbeide mer effektivt. HMS og arbeidsmiljø har stått sentralt i 2022, det har medgått mye ressurser til dette arbeidet.
SAMARBEID OG MEDBESTEMMELSE
BKF er avhengig av god dialog og samarbeid med de tillitsvalgte for å sikre en god personalforvaltning og en bærekraftig arbeidsgiverpolitikk. Tillitsvalgte er viktige stemmer både når det gjelder ivaretakelse av rettigheter for de ansatte, men også når det gjelder hvem BKF skal være som arbeidsgivere, og hvordan vi gjennomfører prosesser som eksempelvis rekruttering og utvikling av rutiner. Det har vært gjennomført fire møter med de tillitsvalgte i 2022.
LØNNSFORHANDLINGER
De fleste ansatte i BKF får lønnstillegg via sentrale tillegg i hovedtariffoppgjøret. Det var i 2022
avsatt midler til lokale forhandlinger. Disse ble
gjennomført i desember 2022.
HELSE, MILJØ OG SIKKERHET
Målsettingen for HMS-arbeidet i BKF er at alle ansatte skal ha et forsvarlig arbeidsmiljø. Det skal arbeides systematisk med utvikling av arbeidsmiljø og forebygging av sykefravær. I 2022 ble det gjennomført 2 vernerunder; en knyttet til psykososialt arbeidsmiljø (utsatt fra 2021), og en knyttet til fysisk arbeidsmiljø. BKF er tilknyttet bedriftshelsetjenesten Salutis, som har vært inne i flere prosesser som berører arbeidsmiljø både på individ- og virksomhetsnivå i 2022. Det har også vært gjennomført opplæring av verneombud, samling om risikovurdering av arbeidsmiljø og ledersamling om å vende tilbake til kontoret etter korona.
SYKEFRAVÆR
Målet vårt er å ha et sykefravær som ikke overstiger 6 prosent. I 2022 hadde vi et samlet sykefravær på 6,7 prosent. Sykefravær er fast rapporteringspunkt både til arbeidsmiljøutvalg og til fellesrådet.
VARSLING OG AVVIK
Det er i 2022 registrert 35 avvik direkte til HR-sjef. De fleste knytter seg til HMS-forhold, mens noen gjelder systemene våre og avvik fra saksbehandlingsrutiner. BKF har et manuelt avvikssystem og
vi ser at avvikssystemet vårt er en risikofaktor når det gjelder rask agering og oppfølging av avvik.
Avvik knyttet til drift og tekniske forhold meldes også direkte i FDV-systemet Lydia. Vi har innført nytt digitalt varslingssystem som er felles for hele Den norske kirke. Systemet gir mulighet for intern og ekstern varsling og sikrer oppfølging av alle saker som blir meldt inn.
REKRUTTERING OG TURNOVER
Rekruttering er et viktig arbeid som sikrer at vi får rett kompetanse inn i virksomheten. Gjennom gode og profesjonelle rekrutteringsprosesser bidrar vi til å øke BKFs omdømme som arbeidsgiver. I 2022
ble det gjennomført 23 rekrutteringsprosesser, i tillegg til flere administrative ansettelser i vikariat. Det har også vært brukt bemanningsbyrå for å rekruttere vikarer. Kommunikasjonsrådgiver og områdeledere er viktige medspillere i rekrutteringsarbeidet.
ARBEIDSMILJØUTVALGET
Bergen kirkelige fellesråd har partssammensatt arbeidsmiljøutvalg som møtes til fire faste møter
i året. Noen av temaene som ble behandlet i 2022 er gjennomgang av HMS-handlingsplan, sykefravær, vernerunder og HMS-avvik.
Administrasjonsavdelingen
I administrasjonsavdelingen er det 7 ansatte, som har ansvar for Kirketorget, resepsjon, sentralbord,
arkiv, IKT og rapportering på internkontrollarbeid.
KIRKETORGET
Kirketorget har ansvar for håndtering av henvendelser om kirkelige handlinger; gravferder, vielser og påmelding til dåp. I 2022 har de tatt imot og bemannet 1680 gravferder, (ca. 1500 i fjor). Det er tatt imot og kirkebokført 1390 dåp (ca. 1300 i fjor). Når det gjelder vielser er det tatt imot for både 2022 og 2023. I 2022 har det vært gjennomført 293 vielser (190 i fjor), det er til nå reservert 234 vielser for 2023. Fra
1.januar 2022 har det vært mulighet for å sende forespørsel om vigselstidspunkt via BKFs og menighetenes nettsider. Dette har fungert veldig godt, og er positivt både for de som planlegger bryllup og for Kirketorget. I forbindelse med overgang til nettbaserte tjenester er et av de viktigste fagsystemene for håndtering og kirkebokføring av kirkelige handlinger, Labora Menighet, kommet i ny versjon. Det var en del oppstartsproblemer med dette, men det går seg til.
ARKIVARBEID
BKF - Arkiv følger opp arkivet i Public 360 med skriveregler og organisering. De følger også opp brukere både i menigheter og i kirkevergens administrasjon. I 2021 ble digitalt arkiv for perioden 2012-2019 deponert hos Arkivverket. Deler av arkivet, det som gjelder Gravplassmyndigheten, er levert til Bergen byarkiv. I 2022 ble Acos Websak avviklet, og alt arkivmateriell ble overført til eArkiv, en versjon av Public 360.
SENTRALBORD
Sentralbordet i BKF betjener telefoner til BKFs hovedtelefon og til de fleste menigheter når telefonen ikke blir besvart lokalt. Telefontjenesten har fungert godt fra hjemmekontor i pandemien.
IT
BKF - IT har ansvar for IT-utstyr, programvare, telefoni og nettverk. Kirkepartner AS er IT-leverandør for BKF. I 2022 har alle ansatte både i BKF og bispedømmet fått ny PC, og mange har fått nye skjermer. Samtidig har vi gått over fra å logge inn på Kirkepartners servere i Oslo via Vmware, til å ha Kirkepartner «Lokalt skrivebord» for de aller fleste ansatte.
Vi har skrivere tilgjengelig på alle våre lokasjoner, disse er vi stort sett fornøyd med. Innkjøpsavtalen gikk ut i november. Vi benyttet oss da av opsjons-mulighet, og har forlenget avtalen i to nye år. «Sikkerprint»-systemet er byttet ut i forbindelse med overgang fra Kirkepartners servere.
Med lokalt skrivebord er vi pålogget Kirkens skytjenester fra Microsoft. Dette har medført forholdsvis store endringer i arbeidsmåten for ansatte, og læringskurven har vært bratt for mange. Overgangen til å benytte skytjenester og Microsoft 365 gir nye muligheter for samhandling både internt og eksternt, og vi vil gradvis utnytte disse bedre. I november 2022 lanserte vi nytt intranett. Bergen var pilot for Kirkens nye intranett, og vi fikk god hjelp til å flytte alle våre rutiner og skjema fra gammelt SharePoint-område og over til det nye intranettet.
I 2022 ble de aller siste kobberlinjene sagt opp. Nå har alle våre lokaler enten fiber eller 4G med kapasitet som kan justeres etter behov. Kapellene har fått installert nettverk, PC og etikettskriver i
forbindelse med kisteskanningsprosjekt. Dette er nytt i 2022, og er et nybrottsarbeid i landet.
INTERNKONTROLL
Alle avdelinger arbeider med internkontroll, og i fellesrådets møte i juni blir dette arbeidet lagt frem hvert år. Der beskrives faste kontrollrutiner og tilstandsrapporter innen HMS, økonomiforvaltning, personvern, informasjonssikkerhet, samt kontrollpunkt i prosjektstyring og drift innen bygg og anlegg. Hvert år rapporterer BKF på en rekke internkontrollpunkt til Miljøfyrtårnet for å beholde sertifiseringen.
I tillegg til de faste internkontroll gjennomgangene fjorårets ekstra søkelys på tilgangsstyring til IKT-program gitt resultater, vi opplever bedre kontroll og tilfredshet.
Som et ledd i arbeidet med internkontroll og tiltak i miljøfyrtårnsertifiseringen har gravplassmyndigheten satt i gang med et tiltak der alle gravminner blir sjekket om de er sikret i tråd med gravplassloven, dette er et omfattende tiltak da nærmere 90 000 gravminner blir sjekket.
Det er iverksatt kisteregistrerings-system på bårerommene i Bergen.
I 2022 har vi innenfor gravplass og kirkebygg bygget opp et nytt prosjektstyringsverktøy med sjekklister for prosjektledere og oss som prosjekteier og byggherre.
Økonomiavdelingen
Økonomiavdelingen har 4 ansatte, og er ansvarlig for at fellesråd og administrasjon har en forsvarlig
og trygg økonomistyring med tilgang til oppdatert og relevant styringsinformasjon. Se årsregnskapet i kapittel 5.
Økonomiavdelingen bistår menighetene med rådgiving og opplæring innenfor økonomiområdet, og tilrettelegger for effektive rutiner og arbeidsprosesser. Sentrale arbeidsoppgaver er blant annet utarbeidelse av
- rullerende 4-års økonomiplan til Bergen kommune
- årlig budsjettsøknad til Bergen kommune
- årsbudsjett (eventuelt med revisjoner i løpet av året)
- regnskapsrapportering til fellesråd og kirkeverge
- økonomiske analyser
- økonomisk oppfølging av prosjekter på kirkebygg og gravplass
- rutiner og arbeidsprosesser som sikrer god intern kontroll innenfor eget ansvarsområde
Økonomiavdelingen har løpende kontakt med Bergen kommune, Den norske kirke, Bjørgvin Bispedømme og Akasia AS i økonomiske saker. Ekstern regnskapsfører (Aider) og revisor
(Deloitte) er sentrale samarbeidsparter.
Økonomiavdelingen ble styrket et årsverk i mai. Dette har gjort det mulig å forsterke arbeidet med
rådgiving, opplæring og avlastning på økonomi og regnskapsområdet for administrasjonsledere/daglige ledere.
Etter en grundig anbudsprosess har Dnk inngått ny avtale med Aider om leveranse av lønns-, personal- og lønnstjenester. Avtalen vektlegger felles løsninger, systemer og rutiner, og det pågår nå et omfattende prosjektarbeid for å utarbeide forslag til felles arbeidsprosesser og rutiner. Økonomiavdelingen har bidratt aktivt inn i de ulike delprosjektene. Fellesråd og menighetsråd kan gjøre avrop på avtalen, og BKF må gjøre en egen vurdering av om vi vil tiltre ny avtale. Dette vil skje i løpet av 1. halvår 2023.
Kommunikasjon
Kirken, og våre aktiviteter og arrangementer, må være synlige og tilgjengelige for Bergens befolkning og myndigheter. BKF har en kommunikasjonsrådgiver som har ansvar for informasjon på nettside og Facebook, og skal tilby opplæring og bistand for menighetene kommunikasjonsarbeid. Utadrettet markedsføring og kontakt med pressen er også med på synliggjøre hva kirken er og tilbyr. Sammen med ledere og andre jobbes det for at kirken skal være synlig, og for å ha en åpen og tydelig kommunikasjon, med lett tilgjengelig informasjon både internt og eksternt.
INTERNINFORMASJON
I løpet av 2022 har Bergen vært med i en intranett-pilot, der vi har fått være med å komme med ønsker og innspill. Dette har vært et samarbeid mellom administrasjonssjef og kommunikasjonsrådgiver. Intranettet er en kanal på Sharepoint der ansatte i BKF skal finne den informasjonen de trenger for å gjøre jobben sin, og der vi får nyheter både fra Bergen og Kirkerådet. I tillegg til intranett har vi Teams for ulike faggrupper, deriblant et for kommunikasjonsarbeid i menighetene som ble startet i 2022. Dette er en svært nyttig kanal, som også blir benyttet av frivillige webredaktører.
HVA ER INNTRYKKET AV KIRKEN?
I 2022 var vi med på en omnibus (telefonundersøkelse) i Bergen som vi gjør med ujevne mellomrom. Sist dette ble gjort var i 2018. Inntrykket av Den norske kirke i Bergen har holdt seg relativt høyt. På totalnivå er det nær halvparten som har et godtinntrykk, og kun 1 av 20 vil si at de har et dårlig inntrykk. Det er de i gruppen 45+ som har det beste inntrykket. Så spurte vi om folk kjente til at vi tilbyr drop-in-dåp. Bare 2 av 10 kjenner til det.
Vi spurte også om gudstjenestedeltakelse. I 2018 oppga 29% at de hadde vært på gudstjeneste i løpet av inneværende år. I år er tallet 24%. Det er signifikant nedgang.
Synlighet er en prioritert oppgave, og vi ønsker å gjøre det enkelt å finne informasjon om hva kirken er og gjør. Det må jobbes målrettet og strategisk for å nå bredere ut, og arbeidet vil fortsette i 2023 med blant annet fornying av kommunikasjonsstrategien.
SYNLIGHET I DIGITALE MEDIER
De digitale plattformene er et viktig sted å dele informasjon. Av sosiale medier har fellesrådet prioritert å være synlig på Facebook, LinkedIn og til en viss grad YouTube. Noen menigheter har også andre sosiale medier. På Facebook har antall følgere økt jevnt og trutt det siste året. På Facebook poster BKF informasjon om det som skjer av kulturarbeid, diakoni og arrangement i menighetene, samt arrangement som er i regi av kirkevergen. Annonser for ledige stillinger blir prioritert høyt, og deles på både Facebook og LinkedIn. I 2022 restartet vi vår eksisterende LinkedIn-profil, og har kommet i gang med arbeidet med jevnlig aktivitet der, i samarbeid med områdelederne og HR. Skjermen ved inngangen til Kirkens hus i Marken er flittig brukt til å annonsere ledige stillinger, arrangementer og markeringer
av kirkeåret. Skjermen deles av administrasjonen og Bergen domkirke menighet.
BKF bruker Kirkepartner sin nettsideløsning, og i 2022 gikk den siste av våre 25 menigheter over til å bruke samme løsning. Det forenkler arbeidet med å dele innhold, og vi vet at løsningen er lagt til rette for universell utforming.
Bruk av nettsidene i 2022
I 2022 var antall brukere på nettsiden 619 908 (2023: 700 261). Tallet viser til kirken.no/bergen og alle undersider, dvs menighetenes egne nettsider. Tallet har gått noe ned det siste året.
Det er folk i alderen 35-44 som er den største brukergruppen.
Folk bruker i stor grad Google for å finne kirken.no (66%) og 21,4 % leter opp riktig side uten å søke.
Det er en overvekt av kvinner som bruker nettsiden vår. Menn: 38,2 %, kvinner: 61,8 %.
Mest populære søkeord i 2022:
- Dåp
- Gudstjeneste
- Konfirmasjon
- ledig stilling
Kirken i pressen
Innslag på TV2 om Påskefest i Bergen domkirke, med domkantorer Sigurd Øgaard og Kjetil Almenning.
(t.v.) Dagen 25. juni: Landskapsrådgiver Kristin Rolland om miljøvennlige gravplasser.
(t.h.) BT 20. september: Intervju med organistvikar og stjerneskudd Jonas Apeland.
(t.v.) Vårt Land 19. september: Kirkebyggsjef Arne Tveit snakker om strømsparing i kirkebyggene våre.
(t.h.) Dag og tid september: Anmeldelse av åpningen av Bergen kirkeautunnale med Bergen domkor.
Påskebilder fra Birkeland
Alle menigheter trenger illustrasjonsbilder fra menighetsarbeidet, og påsken 2022 hyret Kirkerådet inn en fotograf som tok bilder fra påskegudstjenestene i Birkeland. Det resulterte i mange flotte, lokale bilder som brukes over hele landet.
Yogagudstjenester
I januar startet Bergen domkikre menighet opp en ny månedlig yogagudstjeneste, der deltakerne ruller ut yogamattene i midtgangen. Det nye fenomenet vekte oppsikt, og både tv og aviser møtte opp på første gudstjeneste. Det førte også til noe debatt i lokalavisene.
Byomfattende ungdomsdiakoni med trygge voksne
13-20 gir ungdom i Bergen et gratis samtaletilbud, som en del av Den norske kirkes omsorgsarbeid. - Det kjekkeste vi vet er å ha tid til å prate med ungdommene om det de ønsker å snakke om, sier de fire ungdomsdiakonene som leder arbeidet.
Fire ungdomsdiakoner er i løpet av 2022 på plass i Bergen. Susanne Tafjord Eriksen har kontorplass i Åsane der hun både jobber som menighetsdiakon for ungdom, og som en del av teamet i 13-20. Maria Aasheim Grosås jobber i Arna og Ytre Arna. Maria Renså og Eli Skimmeland jobber sammen i Loddefjord og Olsvik. Alle har enten sosialfaglig eller pedagogisk bakgrunn, og erfaring med oppfølging og samtaler med ungdom.
- Hvordan får ungdommene kontakt med dere?
- De kan sende en melding/e-post til oss, kontaktinfo finner man på nettsiden www.13-20.no. Der finnes det også en anonym spørretjeneste der man kan spørre om hva som helst, sier diakonene.
Samtalene foregår på tur, kafe eller på ulike samtalerom 13-20 disponerer. Ungdomsdiakonene kan ta imot vanskelige historier og har tid til å prate om det. Samarbeid med andre instanser etableres gjerne underveis.
- Hvem benytter seg av tilbudet?
- Unge fra 11 år og oppover som opplever ulike utfordringer eller bare vil prate. Alle trenger å prate med noen når livet er vanskelig. Dette tilbudet er veldig forebyggende, forklarer Susanne Tafjord Eriksen.
- De fleste andre hjelpeinstanser trenger henvisning. Det trenger de ikke hos oss. Vi tar imot all ungdom, sier Maria Renså.
Maria A. Grosås er glad for at Kirken tilbyr diakonale, forebyggende lavterskelsamtaler med trygge voksne som lytter.
- Det er fint å ha mulighet til å skape et rom for ungdommen, der de kan velge selv hva de vil snakke om, bli sett og forhåpentligvis finne hvile, forteller hun.
Noen er veldig nervøse når de kommer.
- Vi bruker veldig mye tid på å bli kjent og jobbe relasjonelt med ungdommene. Diakoni er skulder til skulder, ikke ovenfra og ned. Av og til trenger jeg hjelp, og av og til trenger du hjelp, forklarer Skimmeland.
- Først og fremst så elsker vi å jobbe med ungdom, og liker å finne fram gullet i hver enkelt, sier de fire ungdomsdiakonene som har funnet drømmejobben i 13-20.
Kantorvigsling i Bønes
Michael Fiedczak ble vigslet til kantortjeneste i Bønes i september. Han var overrasket over den høytidelige seremonien.
- Et tegn på at vigslingen også var viktig for menigheten og kollegaer. Jeg ønsket å bli vigslet til kantor fordi jeg tror at dette ikke bare er en vanlig jobb, men et kall fra Gud til denne tjenesten, uttalte Fiedczak.
Diakoner, kateketer og kantorer kan bli vigslet når de går inn i en tjeneste i kirken, på samme måte som prester blir ordinert til tjeneste. Det er biskopen som forretter vigslingen.
Kateketvigsling i Olsvik
Etter mange år som menighetspedagog i Søreide, Laksevåg og Nygård, ble Eva Stokke-Zahl vigslet som kateket i en høytidelig gudstjeneste 13. november. Nå arbeider hun i Olsvik og Fridalen.
- Det beste med å jobbe i kirken som kateket er muligheten til å være til stede i folks hverdag og liv. Å gjøre kirken til et godt sted å være for alle og skape møteplasser, forteller Stokke-Zahl.
Søreide først ute med inkluderingssertifisering
Menigheten er den første i landet som har fullført KABB (Kristent Arbeid Blant Blinde og svaksynte) sitt kurs om universell utforming og individuell tilrettelegging. For å få sertifisering må alle i staben ha tatt web-kurset 100%MED. Intensjonen med kurset er å skape et godt sted å være, for alle.
- Vi må kunne ta imot absolutt alle som kommer inn i kirken. For eksempel skal foreldre kunne føle seg trygge på at nettopp deres barn blir ivaretatt på den beste måten den tiden barnet er på et arrangement i regi av kirken. For å kunne leve opp til dette, er det viktig at vi får god nok kunnskap, forklarer menighetspedagog Rikke Wilhelmine Bergflødt-Kvamme.
Inkludering handler både om universell utforming og individuell tilrettelegging. I gjennomgangen av kurset får man innsikt i ulike funksjonsutfordringer og forskjellige behov. I løpet av 2022 ble det arrangert fagdag for alle interesserte menigheter.